SharePoint: Usos en una PYME
En nuestro artículo anterior —“Gestión de la información en una PYME”— destacamos los riesgos de una gestión documental informal y propusimos alternativas para centralizar, proteger y organizar los archivos empresariales. En esta ocasión, queremos enfocarnos en una de las herramientas más completas y accesibles del mercado: Microsoft SharePoint.
¿Qué es SharePoint?
SharePoint es una plataforma incluida en muchas versiones de Microsoft 365 que permite a las empresas almacenar, compartir y organizar documentos de manera centralizada y segura. A diferencia de soluciones como OneDrive (más orientado al almacenamiento personal en la nube), SharePoint está diseñado para el trabajo colaborativo en equipos y áreas de una organización.
Su fortaleza radica en integrar diferentes necesidades: acceso remoto, colaboración simultánea, control de cambios, estructuración de carpetas y cumplimiento normativo. Todo desde una interfaz accesible y familiar para quienes ya usan herramientas de Microsoft como Word, Excel, Teams y Outlook.
¿Qué beneficios puede aportar SharePoint a una PYME?
Aunque SharePoint es utilizado por grandes empresas, su adopción en pequeñas y medianas organizaciones es cada vez más frecuente, por su potencial para ordenar y facilitar el trabajo diario. Entre sus principales beneficios destacan:
- Acceso desde cualquier lugar, en todo momento: los usuarios autorizados pueden ingresar desde la oficina, casa o en ruta, sin depender de copias físicas o correos con versiones adjuntas.
Control de permisos por usuario o área: es posible definir quién puede ver, editar o simplemente consultar un archivo o carpeta. - Trabajo colaborativo real: dos o más personas pueden trabajar al mismo tiempo sobre un mismo documento, viendo los cambios en tiempo real.
- Historial de versiones: permite revisar versiones anteriores de un documento, identificar quién realizó cambios y, si fuera necesario, restaurar un estado anterior.
- Automatización de tareas o alertas: SharePoint puede configurarse para enviar recordatorios, generar tareas o mover documentos automáticamente según condiciones definidas por el usuario (por ejemplo, cuando vence un contrato o se carga un archivo nuevo).
- Integración con otras herramientas de Microsoft 365: como Teams (para colaboración), Planner (para gestión de tareas) o Forms (para formularios y encuestas internas).
- Mayor orden y estandarización: permite crear sitios o bibliotecas organizadas por área, proyecto o proceso, evitando la dispersión de archivos personales.
¿Cómo puede aplicarse en el día a día de una PYME?
Los usos de SharePoint son muy variados, pero aquí te compartimos algunos ejemplos comunes en empresas pequeñas o medianas:
- Área de operaciones: centraliza procedimientos, formatos y cronogramas, permitiendo que todos trabajen sobre la misma base actualizada.
- Comercial y ventas: mantiene propuestas, contratos y presentaciones organizadas y compartidas sin riesgo de pérdida ni desactualización.
- Recursos Humanos: almacena las políticas internas, formatos de vacaciones o legajos de personal con acceso restringido a quien corresponda.
- Dirección: comparte planes estratégicos, reportes financieros o documentos confidenciales con seguridad reforzada.
¿Qué se necesita para implementarlo?
Una de las ventajas de SharePoint es que muchas empresas ya tienen acceso a esta herramienta sin saberlo, porque está incluida en planes como Microsoft 365 Business Standard o superiores.
Para implementarlo de forma efectiva, recomendamos:
- Revisar qué licencias tiene la empresa actualmente.
- Designar a una persona responsable de estructurar y mantener ordenadas las carpetas, al menos en la etapa inicial.
- Capacitar a los usuarios en el uso básico de carga, edición y consulta.
- Acompañar su uso con una política interna de uso de archivos, de forma que los usuarios comprendan su valor y lo utilicen correctamente.
Conclusión
SharePoint no es la única solución para mejorar la gestión de archivos empresariales, pero sí es una de las más completas, especialmente si tu organización ya trabaja con el ecosistema de Microsoft 365. Su implementación permite no solo ordenar y proteger la información, sino también mejorar la colaboración, evitar pérdidas, y automatizar tareas repetitivas, todo con una curva de aprendizaje accesible.
En KUNAQ & ASOCIADOS acompañamos a las empresas en este tipo de procesos, ayudándolas a implementar herramientas como SharePoint de forma personalizada, práctica y alineada a sus necesidades reales. Porque mejorar la gestión de la información no es solo una cuestión tecnológica: es también una apuesta por el orden, la eficiencia y la sostenibilidad operativa.
